备份的作用是定期地把本地的重要数据转存到另一处较安全的介质中以便在数据丢失的时候找回以前的记录，减少损失。它一般是在某一个指定的时间范围内把要备份的数据从硬盘拷贝到磁带中。当硬盘出现问题，或者操作失误的时候，用户就可以把上次备份的数据恢复到硬盘中，但不一定是出现问题时的最新数据版本；而且备份和恢复的时间开销都是比较大的。但是它可以保存大量的，多个时间段的数据，而且磁带也比较廉价，易于保存，并且存储容量大。这些都是备份的优势所在。一般重要的数据都需要通过备份进行保护。

完全备份(full backup)是把备份文件集合中的所有文件都被备份。这种备份方式的好处是恢复方便。它的不足之处在于：备份数据中有大量内容重复，备份时间长，备份窗口很短，且占用大量的磁带空间，每一次的完全备份将需要一个不小于源数据空间的备份空间，增加了成本。因此，在实际的备份中，单一使用完全备份是不现实的。

 　增量备份(incremental backup)是针对前一次备份，只备份新建和修改过的。差别增量备份是只备份在上一次备份后修改过的文件。节省磁带空间，又缩短了备份时间。但它的缺点在于：当发生灾难时，恢复数据比较麻烦，恢复工作从最近一次的完全备份开始，可能需要查看一系列的修改操作。将最近一次的完全备份，叠加上之后的增量操作，来获得最后的恢复。还有一种增量备份方式称为累积备份。

累积备份，也叫差异备份，是指自上一个完全备份开始被修改的全部文件的拷贝。从累积备份恢复一个文件系统仅需要一个最新的完全备份和一个最新的累积备份，恢复文件系统变得更简单快捷。但是随着与上一次完全备份的间隔增长，将导致备份时间增加。

应用程序软件在备份策略中起到很重要的作用。备份软件是一个重要的管理工具，它介于备份硬件和数据之间，允许管理员决定何时何地来备份所选文件、文件夹、驱动器、服务器甚至整个数据中心。备份软件业支持自动备份功能，也就是说不需要人工的干预就可以实现周期性的备份(比如每天晚上或者每个周末)。有一些备份软件支持加密，从而在将数据发送时保护数据。大部分公司的备份工具都可以给技术工人或者管理员发寻呼或者E-mail警报来告知备份过程中遇到的错误。

虽然众多的厂商针对需求提供了很多的软件。当然，备份软件的选择不仅仅需要考虑成本。硬件的兼容性、管理特性、自动化能力以及服务维持等等在产品评估时都需要考虑。